Annexe de sous-traitance

La présente annexe fait partie des conditions générales d’utilisation. Elle est conclue entre le client professionnel (ci-après « le client ») et LOCKLEAD, éditeur de Prospee (voir les mentions légales), au titre de l’article 28 du règlement général sur la protection des données.

1. Ce que couvre cette annexe

Deux relations distinctes coexistent dans Prospee, et cette annexe n’en régit qu’une seule.

Ce qui relève de la sous-traitance : les données que le client dépose ou produit dans son espace — les coordonnées et le suivi de ses propres clients et prospects, qu’ils lui aient été livrés par Prospee ou qu’il les ait lui-même importés depuis ses propres fichiers, ses notes, ses dossiers, ses rendez-vous, les enregistrements audio qu’il déclenche, leurs transcriptions et les documents qu’il téléverse. Sur ces données, c’est le client qui décide de la finalité et des moyens : il en est le responsable de traitement, et LOCKLEAD agit pour son compte, sur ses instructions.

Ce qui n’en relève pas : la constitution du fichier de prospection et la prise de contact initiale. Ces opérations sont réalisées par le partenaire fournisseur, qui recueille l’accord de la personne à être rappelée et conserve, sous sa propre responsabilité, les enregistrements et les transcriptions de ces échanges. LOCKLEAD et le fournisseur sont responsables de traitement, chacun pour ce qui le concerne, sur cette phase amont ; le client le devient à son tour, pour son propre compte, à compter de la livraison du contact. Le client n’est donc pas le donneur d’ordre de la prospection, et LOCKLEAD n’en est pas le sous-traitant.

2. Description du traitement

Nature et finalité : héberger et faire fonctionner la plateforme Prospee pour le compte du client — conservation de ses dossiers, tenue de son agenda, organisation et tenue des rendez-vous en visioconférence ou par téléphone, enregistrement audio à sa demande, transcription, assistance à la rédaction, envoi des notifications, facturation.

Catégories de personnes : le client, les membres de son cabinet, et les prospects et clients dont il gère la relation dans la plateforme.

Catégories de données : données d’identification et de contact, données professionnelles, contenu des dossiers et des notes, données d’agenda, enregistrements audio et leurs transcriptions, documents téléversés, données de connexion et de facturation. Le client s’interdit de déposer dans la plateforme des données de santé ou toute autre donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD, que le service n’est pas conçu pour héberger.

Fichiers importés par le client : lorsqu’il téléverse un fichier, le client reste seul responsable de la licéité des données qu’il contient — base légale, information des personnes, absence d’opposition. Il le déclare à chaque import, et cette déclaration est horodatée. LOCKLEAD n’exploite ces données pour aucune finalité propre : ni enrichissement, ni recoupement avec les données d’un autre client, ni réutilisation. Le fichier téléversé est parsé puis supprimé de nos serveurs à l’issue de l’import ; seules les fiches créées subsistent dans l’espace du client. Lorsque l’aide à la reconnaissance des colonnes est utilisée, seuls les intitulés de colonnes et quelques valeurs d’exemple sont transmis au prestataire, après masquage des adresses e-mail, des numéros de téléphone et des longs identifiants.

Durée : le traitement dure aussi longtemps que le compte du client. Les enregistrements audio sont conservés au maximum 24 mois à compter de leur date d’enregistrement, puis automatiquement détruits.

3. Instructions du client

LOCKLEAD ne traite les données couvertes par cette annexe que sur instruction documentée du client. Constituent des instructions documentées : les présentes conditions, les paramètres et les actions du client dans son espace, et toute demande écrite adressée à privacy@prospee.com.

LOCKLEAD informe le client si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou d’une autre disposition relative à la protection des données, et peut suspendre son exécution jusqu’à clarification.

LOCKLEAD peut par ailleurs établir, à partir de ces données, des statistiques agrégées et des données rendues anonymes, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité. Ces données ne permettent plus d’identifier une personne et ne sont plus soumises à la présente annexe.

4. Confidentialité

Seules les personnes qui en ont besoin pour fournir ou maintenir le service accèdent aux données du client. Elles sont tenues à une obligation de confidentialité. Les accès techniques sont journalisés ; l’écoute d’un enregistrement par l’administrateur est tracée nominativement.

5. Sécurité

LOCKLEAD met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l’article 32 du RGPD : chiffrement des échanges, mots de passe stockés sous forme de condensats non réversibles, cloisonnement des accès par cabinet, journalisation des actions sensibles, sauvegardes, et limitation des données transmises aux prestataires au strict nécessaire. Les coordonnées d’un prospect ne sont révélées au client que sur son action explicite, horodatée.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise LOCKLEAD à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans le tableau des prestataires de la politique de confidentialité, qui fait partie de la présente annexe : à ce jour, Hetzner (hébergement, Allemagne), Brevo (envoi des e-mails, France), LiveKit (visioconférence, hébergé sur nos serveurs dans l’Union européenne), hCaptcha (protection des formulaires), Google, Microsoft et Apple (connexion et synchronisation d’agenda, si le client les connecte), le serveur d’agenda choisi par le client le cas échéant, le prestataire de paiement sécurisé (établissement de paiement agréé dans l’UE), Twilio (téléphonie et SMS, si activée) et Anthropic (fonctions d’assistance, sur données minimisées).

LOCKLEAD impose à chacun d’eux des obligations de protection équivalentes à celles de la présente annexe et demeure pleinement responsable de leur exécution. Toute adjonction ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur est portée à la connaissance du client au moins trente jours à l’avance par la mise à jour de ce tableau et une information par e-mail ; le client qui s’y oppose pour un motif raisonnable tenant à la protection des données peut résilier sans frais avant l’entrée en vigueur du changement.

Les transferts hors de l’Union européenne sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD — décision d’adéquation ou clauses contractuelles types —, détaillées dans la politique de confidentialité. L’hébergement, la visioconférence, les enregistrements et la mesure d’audience restent dans l’Union européenne.

7. Assistance au client

Compte tenu de la nature du traitement, LOCKLEAD aide le client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : l’espace client permet d’accéder aux données, de les rectifier, de les exporter dans un format lisible par machine et de les supprimer. Si une demande est adressée directement à LOCKLEAD alors qu’elle relève du client, elle lui est transmise sans délai et n’est pas traitée sans lui.

LOCKLEAD fournit au client, sur demande, les informations nécessaires à la réalisation d’une analyse d’impact ou d’une consultation préalable portant sur son usage de la plateforme.

8. Violation de données

LOCKLEAD notifie au client toute violation de données à caractère personnel affectant ses données, sans délai injustifié après en avoir pris connaissance et au plus tard sous 48 heures, avec les éléments connus : nature de la violation, catégories et volume approximatif de données et de personnes concernées, conséquences probables et mesures prises. La notification à l’autorité de contrôle et, le cas échéant, aux personnes concernées, incombe au client en sa qualité de responsable de traitement.

9. Sort des données

Le client peut exporter ses données à tout moment depuis son espace. À la clôture de son compte, les données sont anonymisées ou supprimées dans les conditions prévues par la politique de confidentialité, ainsi que chez les sous-traitants ultérieurs, sous réserve des conservations imposées par la loi — notamment les pièces comptables et les données nécessaires à la preuve d’une obligation.

10. Audit

LOCKLEAD met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de l’article 28. Le client peut demander un audit, à ses frais, une fois par période de douze mois, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrées, sans perturber le service et sans accéder aux données d’autres clients ; l’auditeur est tenu à la confidentialité. LOCKLEAD peut répondre par la production de documentation lorsqu’elle suffit à établir la conformité.

11. Acceptation

La présente annexe est conclue par voie électronique, comme l’autorise l’article 28 paragraphe 9 du RGPD. Elle est acceptée en même temps que les conditions générales d’utilisation, lors de la création du compte ; la version acceptée et la date de cette acceptation sont conservées. Aucune signature manuscrite n’est requise. Un exemplaire peut être demandé à tout moment à privacy@prospee.com.